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AGENDA DE OBRIGAÇÕES TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIAS DOS EMPREGADORES

 
OBRIGAÇÕES MENSAIS

- Salários
O empregador deve efetuar o pagamento de salários aos empregados até o 5º (quinto) dia útil do mês subsequente ao vencido.  Para a legislação trabalhista o sábado é considerado dia útil. Caso o 5º dia útil seja um sábado e a empresa não trabalhe aos sábados, o pagamento deverá ser efetuado na sexta feira, de acordo com o art. 465 da CLT.
- Contribuição Sindical dos Empregados
Os empregadores devem descontar a contribuição sindical dos empregados admitidos no mês anterior e ainda não recolhida por outra empresa referente ao ano financeiro em curso e recolhê-las até o último dia útil do mês seguinte. Mensalmente, são descontadas e recolhidas as contribuições assistenciais, confederativas e associativas. Em março, é descontada a contribuição sindical.
- CAGED
Encaminhar até o dia 7 do mês subsequente, o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), através de meio eletrônico, com utilização do aplicativo correspondente fornecido pelo MTB.
- INSS
Recolher as contribuições relativas à Previdência Social de acordo com o cronograma abaixo:
CONTRIBUIÇÃO PRAZO PARA RECOLHIMENTO
Contribuição sobre reclamatória trabalhista Até o dia 20 do mês subsequente (ADE CODAC 54/2010), se não houver expediente bancário neste dia, o prazo deverá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente anterior ao dia 20, considerando dia não útil os constantes no calendário divulgado pelo BACEN.
Contribuição sobre remuneração e produtos rurais Até o dia 20 (vinte) do mês subsequente, se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009).
Contribuinte individual (carnês), inclusive doméstico No dia 15 (quinze) do mês subsequente, se não houver expediente bancário, o prazo poderá ser alterado para o dia útil (bancário) imediatamente posterior ao dia 15, conforme artigo 216, inciso II e VIII do Regulamento da Previdência Social - RPS.
13º salário Até o dia 20 de dezembro, inclusive para o empregado doméstico. Se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento será:
- no 1º (primeiro) dia útil imediatamente anterior para os empregados em geral;
- no 1º (primeiro) dia útil imediatamente posterior para os empregados domésticos.
13º salário pago em rescisão Até o dia 20 (vinte) do mês subsequente, se não houver expediente bancário neste dia, o recolhimento deverá ser feito no primeiro dia útil imediatamente anterior, conforme  Medida Provisória 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009).

- PIS – CADASTRAMENTO
Cadastrar, imediatamente após a admissão, os empregados ainda não cadastrados no PIS/PASEP.

- FGTS
Recolher até o dia 7 (sete), se não houver expediente bancário neste dia, recolher no 1º (primeiro) dia útil anterior os depósitos relativos ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, incidente sobre a remuneração do mês anterior (Lei nº 8.036/90).
- CIPA
Realizar as reuniões mensais em local apropriado e durante o expediente de trabalho, obedecendo ao calendário anual.
- EXAME MÉDICO
A periodicidade da realização dos exames médicos ocupacionais, conforme NR – 7.
- ACIDENTE DO TRABALHO
Comunicar à Previdência Social os acidentes do trabalho no 1º (primeiro) dia útil subsequente ao da ocorrência.
- VALE-TRANSPORTE
Fornecer o vale-transporte de acordo com a opção exercida pelo empregado.
- SALÁRIO-FAMÍLIA
Preencher a Ficha de Salário-família e o Termo de Responsabilidade para os filhos dos empregados nascidos durante o mês, juntando a certidão de nascimento ou documentação relativa ao equiparado ou ao inválido.
Para os filhos até 6 anos de idade o empregado deverá apresentar no mês de novembro o atestado de vacinação ou documento equivalente e para os filhos a partir de 7 anos de idade, comprovante de frequência escolar nos meses de maio e novembro. No caso de menor inválido que não frequenta a escola por motivo de invalidez, deve ser apresentado atestado médico que confirme este fato.
- GPS - GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL
O empregador deve encaminhar ao sindicato representativo da categoria profissional mais numerosa entre seus empregados, até o dia 10 de cada mês, cópia da GPS, das contribuições recolhidas ao INSS, relativamente à competência anterior.
Nota: entendemos que mesmo diante da prorrogação do prazo do recolhimento do INSS, para o dia 20, conforme MP 447/2008 (convertida na Lei 11.933/2009), a entrega da cópia da GPS ao sindicato deverá ser mantida por não haver qualquer alteração quanto a este prazo. No entanto, recomendamos a consulta ao sindicato da categoria.
- PAT - PROGRAMA DE ALIMENTAÇÃO DO TRABALHADOR
A adesão ao PAT poderá ser efetuada a qualquer tempo e terá validade a partir da data de registro do formulário de adesão na ECT ou via internet, por prazo indeterminado, podendo ser cancelada por iniciativa da empresa beneficiária ou pelo Ministério do Trabalho e Emprego, em razão da execução inadequada do Programa.
 
OBRIGAÇÕES EM DETERMINADOS MESES DO ANO

- JANEIRO
- 13º Salário
Efetuar, até o dia 10 (dez), o ajuste relativo ao 13º salário pago aos empregados com salário variável.
Os empregados que pretendam receber a metade do 13º salário por ocasião das férias devem requerê-lo à empresa, durante o mês de janeiro.

- Acidentes do Trabalho - Doenças Ocupacionais - Agentes de Insalubridade

A empresa deve encaminhar, até o dia 31 de janeiro, ao órgão local do MTb, mapa com avaliação anual dos dados relativos a acidentes do trabalho, doenças ocupacionais e agentes de insalubridade.

- Salário-Educação

As empresas optantes pelo sistema de aplicação direta do salário-educação, deverão renovar sua opção mediante preenchimento do Formulário Autorização de Manutenção de Ensino - FAME. 

- Entidade Beneficente de Assistência Social - Plano de Ação

A entidade beneficente de assistência social deverá apresentar ao INSS, até dia 31 de janeiro, o Plano de Ação das Atividades a serem desenvolvidas durante o ano em curso. (Esta obrigação foi Revogada pela Instrução Normativa RFB nº 1.027, de 22 de abril de 2010)

- GFIP Declaratória 13º Salário

Entrega das informações dos fatos geradores de contribuições previdenciárias relativos ao 13º salário pago no mês de dezembro do ano anterior, informando obrigatoriamente em GFIP como competência 13.
- FEVEREIRO
- DIRF - Declaração do Imposto de Renda na Fonte
A DIRF é uma obrigação de informar à Receita Federal as retenções do imposto de renda, tanto de salários como de outros rendimentos. Devem também ser remetidos os comprovantes de retenção e de rendimentos, aos respectivos beneficiários.

- Contribuição Sindical dos Autônomos e Profissionais Liberais

Os autônomos e profissionais liberais devem no mês de fevereiro efetuar o pagamento da contribuição sindical às respectivas entidades de classe.
- MARÇO
- RAIS - Relação Anual de Informações Sociais
Os empregadores são obrigados a entregar anualmente, conforme prazo estipulado por cronograma de entrega do MTE, a RAIS devidamente preenchida.

- CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS

Dos salários de março desconta-se a contribuição sindical devida anualmente pelos empregados aos respectivos sindicatos de classe, associados ou não.

- Engenharia e Medicina do Trabalho - Serviço Único

Os empregadores optantes por serviço único com engenharia e medicina do trabalho obrigam-se a elaborar e submeter à aprovação do órgão local do MTb, até 30 de março, um programa bienal de segurança e medicina do trabalho a desenvolver.
As empresas novas instaladas após 30 de março de cada exercício podem constituir e elaborar, respectivamente, os citados serviços e programa, no prazo de 90 dias a contar da instalação.
- ABRIL
- CONTRIBUIÇÃO SINDICAL DOS EMPREGADOS - RECOLHIMENTO
Em abril recolhe-se a contribuição sindical descontada dos empregados em março.

- Entidade Beneficente de Assistência Social
A entidade beneficente de assistência social está obrigada a apresentar, anualmente, até 30 de abril, ao INSS de sua sede, relatório circunstanciado de suas atividades no exercício anterior. O Ato Declaratório Executivo Codac nº 28/2010, concomitantemente ao inciso II do art. 7º da IN SFB 1.027/2010, excluiu esta obrigação da agenda tributária do mês de abril.
- MAIO
- CONTRIBUIÇÃO SINDICAL - RELAÇÃO - ENTREGA
Os empregadores que recolhem a contribuição sindical dos empregados em abril remetem, dentro de 15 dias contados da data do recolhimento, ao sindicato da categoria profissional ou, na falta deste, ao órgão local do MTE, relação nominal dos empregados contribuintes, indicando a função de cada um, o salário e o valor recolhido.
A relação pode ser substituída por cópia da folha de pagamento.


- Salário-Família - Documentação a ser Apresentada
Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos.
- NOVEMBRO
- 13º Salário - 1ª Parcela
Até o dia 30 de novembro, o empregador deve pagar a 1ª (primeira) parcela do 13º salário, salvo se o empregado a recebeu por ocasião das férias.

- Salário-Família - Documentação a ser Apresentada
Para o pagamento do salário-família, o empregado deverá apresentar neste mês o comprovante de frequência à escola das crianças a partir de 7 anos de idade e o atestado de vacinação ou documento equivalente para crianças até 6 anos.
- DEZEMBRO
- 13º Salário - 2ª Parcela
Deve ser efetuado até o dia 7 de dezembro o depósito do FGTS incidente sobre o pagamento da primeira parcela do 13º salário.
Até o dia 20 de dezembro, o empregador deverá pagar a 2ª (segunda) parcela do 13º salário, deduzindo, após o desconto dos encargos incidentes, o valor referente à 1ª parcela.
A Contribuição Previdenciária referente ao valor total do 13º salário também deve ser recolhida até o dia 20.
 
OBRIGAÇÕES SEMESTRAIS

- Salário-Educação - Cadastro de Alunos
Os empregadores enviam ao FNDE o Cadastro de Alunos, devidamente atualizado ou preenchido, indicando nominalmente os beneficiários atendidos.
 
OBRIGAÇÕES ANUAIS

- CIPA
As empresas, em função do número de empregados e do grau de risco, obrigam-se a organizar e a manter em funcionamento, por estabelecimento, uma CIPA, havendo eleições anualmente.

- SIPAT
As empresas, obrigadas a constituir CIPA, devem realizar anualmente a Semana Interna de Prevenção de Acidentes do Trabalho (SIPAT).

- Vale-Transporte
O empregado, para receber o vale-transporte, deve informar ao empregador, por escrito: endereço residencial, serviços e meios de transporte mais adequados ao deslocamento residência-trabalho e vice-versa.
As informações devem ser atualizadas anualmente ou sempre que ocorrer alteração das circunstâncias mencionadas.

- ATUALIZAR CERTIDÕES NEGATIVAS
É importante que os empregadores mantenham atualizadas as certidões negativas de débito junto aos órgãos Federais a saber:
- Certificado de Regularidade do FGTS (CRF). A validade do CRF é de 30 dias a contar da data da emissão. A regularização é individualizada por CNPJ e o empregador poderá fazer a consulta através do site da Caixa Econômica Federal no link Consulta Regularidade do Empregador;
- Certidão Negativa de Débito junto ao INSS (CND). A validade da CND é de 180 dias da data da emissão. A regularização é requerida pelo CNPJ da matriz do empregador e este poderá fazer a consulta ou pedido através do site da Receita Federal do Brasil no link Certidão relativa a Contribuições Previdenciárias (CNPJ e matrícula CEI).
- Certidão Conjunta Negativa ou Positiva com efeitos de Negativa da Receita Federal. A validade desta certidão é de 180 dias a contar da data de emissão. A certidão poderá ser solicitada e emitida por meio da Internet, por meio do site da Receita Federal do Brasil no link Certidão Conjunta de Débitos relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (exceto Contribuições Previdenciárias).

- ATUALIZAÇÕES NO SISTEMA DE FOLHA DE PAGAMENTO
Todo sistema de folha de pagamento precisa de parametrizações que influenciam diretamente no cálculo da folha de pagamento, nas provisões de férias e 13º salário, na apuração dos encargos sociais a serem recolhidos e etc.
Dentre as parametrizações que influenciam diretamente nestes aspectos podemos citar:
* Cadastro e revisão de todas as verbas ou eventos da folha de pagamento e suas incidências de encargos (INSS, FGTS, Imposto de renda) e incidências sobre outros eventos (Pensão Alimentícia, Faltas e etc.);
* Cadastro dos feriados nacionais e municipais para apuração do Descanso Semanal Remunerado;
* Revisão dos cálculos de provisões de férias e 13º salário e incidências dos valores variáveis (horas extras, adicionais noturno, insalubridade, periculosidade e etc.) sobre as provisões, bem como a correta contagem dos avos mensais.
* Alteração das tabelas de INSS, Salário Família e Imposto de Renda;
* Cadastro dos funcionários com estabilidade de emprego (acidente de trabalho, licença maternidade, Cipeiros, dirigente sindical e etc.);
* Verificação da Convenção Coletiva de Trabalho da(s) respectiva(s) entidade(s) sindical(ais) e as abrangências como:
   - Percentuais de horas extras em escala (50%, 65%, 80%, 100% e etc.);
   - Pisos salariais (diferenças por região);
   - Garantias de emprego (além das previstas em lei);
 
BASES LEGAIS
- Decreto nº 57.155/65
- Lei nº 7.418/85
- Lei nº 8.036/90
- Lei nº 8.212/91
- Decreto nº 3.048/99
- Lei nº 9.876/99
- Decreto nº 3.265/99
- Portaria MTb nº 3.214/78, NR 4, 5 e 7
- Artigos 578 a 580 da CLT e os citados no texto.